Mapeamento de processos: insumos para sair da crise.
O que é um mapeamento de processos?
Para entender a importância do mapeamento de processos é preciso, primeiramente, entender o que é um processo.
Processos
são conjuntos de ações que, em dado momento, proporcionam algum resultado em relação a determinado objetivo.
As ações decorrem dos insumos, ou melhor dizendo, as entradas (inputs), existentes dentro de um sistema ou processo que terão como resultado uma saída (output).
Assim, quanto melhor a qualidade do insumos, desde que o processo funcione adequadamente, melhores serão as saídas.
Nesse sentido, cabe ressaltar que isso ocorre basicamente em todos as dimensões da vida.
Processos de negócios
É fato que, nas organizações, os processos são representados pelas atividades e as suas respectivas fases e etapas. Desse modo, através do mapeamento de processos é possível identificar todas as etapas, partes envolvidas, objetivos, decisões e fluxo de um processo, tais como:
- As várias atividades contidas em um processo;
- Como cada atividade transforma entradas em saídas;
- Descrição do fluxo de atividade;
- Indicação das decisões a serem tomadas ao longo do fluxo;
- Demonstração das inter-relações e interdependências entre as etapas do processo.
Por oportuno, o mapeamento de processos de negócios torna compreensível as etapas necessárias a um fluxo de trabalho.
Ou seja, por meio dele, gestores e demais colaboradores conseguem visualizar como os processos são executados, como podem ser aprimorados e quantas etapas são necessárias para conduzi-los até o fim.
Medir para gerenciar
Nesse contexto, segundo Peter Drucker, o que não é medido, não pode ser gerenciado. Porém, por intermédio do mapeamento de processos é possível que a empresa mensure seus projetos de modo a avaliá-los e propor melhorias. Para isso, é preciso conhecer algumas etapas de um processo, a saber:
1: entender o processo
- importância
- funcionalidade
- objetivos
- tempo de execução
- benefícios
2: identificar o problema
Gaps ou gargalos o processo
3: estabelecer as fronteiras
- Início e fim do processo
4: sequencia das etapas
Atividades necessárias e como sequenciá-las.
5: representação gráfica dos fluxos dos processos
6: avaliação e monitoramento contínuo
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